Bir toplantı, büyük bir felaketin önüne çekilecek seti organize etmek olabileceği gibi, büyük bir gerekliliği başlatacak hamlelerin ilk aşaması olabilir. Bunların tam tersi de; yani faydalı işleri önlemek ve oluşturulacak felaketlerle haramileşmek de yapılan kritik toplantıların birer sonucu niteliğindedir.

Toplantılar, ne kadar zaman, kurgu, sistem, ciddiyet, disiplin, katılım, görev paylaşımı, denge ve uygulanırlık açısından başarılı olursa, hedefini o kadar güçlü ve zengin kılar.

Gerçek başarıyı yakalamış grupların, ulaştığı yüksek seviyede, toplantı verimliliğinin payı kadar büyük bir değeri yoktur.

Bir toplantı, büyük bir felaketin önüne çekilecek seti organize etmek olabileceği gibi, büyük bir gerekliliği başlatacak hamlelerin ilk aşaması olabilir. Bunların tam tersi de; yani faydalı işleri önlemek ve oluşturulacak felaketlerle haramileşmek de yapılan kritik toplantıların birer sonucu niteliğindedir.

Bir araya gelmek, toplanmak ve toplantı yapmada dikkat edilmesi gereken önemli hususlar vardır:

Toplantının günü, saati ve süresi, katılımcıların en azından büyük çoğunluğunun müsait olacağı bir zamana ayarlanmalıdır. Namaz vakitlerini de göz önünde bulundurmak, yerinde bir davranış olur.

Toplantının hazırlığı açısından, iki kişilik bile olsa, kurgu ekibi olarak küçücük bir toplantı yapılmalı ve istişare ile ön çalışmada bulunulmalıdır. Toplantının muhakkak gündemi hazırlanmalı, toplantıya en geç iki gün kala davet edilecek katılımcılar gündemden haberdar edilmeli, onların da gündem maddesi ilâvelerine imkân tanınmalıdır.

Toplantının yapılacağı mekân, toplantının muhtevâ ve şekline göre ayarlanmalıdır. Gerekli ise teknolojik donanım önceden organize edilmeli, katılımcıların not tutmasına yardımcı olacak masa ve sehpâ, aynı zamanda, not defteri-kalem gibi yedek kırtasiye malzemeleri hazır bulundurulmalıdır.

Toplantı yapılacak yerde, oturulacak yerler, katılımcı sayısına göre ayarlanmalı, herkesin birbirini görebileceği daire veya elips bir açı ile oturma düzeni dizayn edilmeli, seyreklik ve uzaklığa mahâl bırakmamalıdır.

Toplantı yapılacak yerin iç ve dış tertibi, her zaman toplantıdan en az bir saat önce sağlanmalı, kontrol edilmeli, havalandırma, sıcak-soğuk hava durumu pozisyonları önceden programlanmalıdır.

Toplantıda verilecek ikram, toplantının içerisinde verilecekse, muhakkak “ara” kısmında verilmeli, yapılan mülahaza, münazara ve dikkat gerektiren konuşmalara mâni olacak şekilde servise başlanmamalıdır. İkramın, şık ve pratik tüketilebilecek yiyecek ve içeceklerden olması, yerken-içerken kişiyi zorlayacak, sıkıntıya sokacak türden ikramlardan olmamasına dikkat edilmelidir.

İkramdan sonra ortamı toparlama işi, duruma göre, yine toplantı mevzuları, dikkat ve süreye müdahil olmama açısından toplantının sonrasında yapılmalıdır. İkramın yapılacağı en güzel vakit, toplantının bittiği serbest muhabbet vaktidir.

Toplantının katılımcılarının en çok dikkat etmesi gereken iki durum, toplantıya muhakkak iştirak ve vakte riâyettir. Bu ikisi sekteye uğrarsa, o toplantı büyük ölçüde yola çıkmadan lastiği patlayan bir araç durumuna düşebilir. Yönetici veya başkan tarafından başlangıç bölümünde toplantı gündemi arz edilmeli ve toplam toplantı süresi belirlenip katılımcılara duyurulmalıdır.

Toplantı sekreteri tarafından, bir önceki toplantıda alınan kararlar hatırlatılmadan ve icrâsı kontrol edilmeden toplantıya başlanmamalıdır.

Toplantı katılımcılarının not tutması, vazgeçilemez bir gerekliliktir; zira söz uçar, yazı kalır. Alınan kararlardan bir veya birkaçının unutulması, icrâsının da gerçekleşmemesi olacağı için sonraki toplantının taşınmaz bir yükü oluverir.

Bir toplantıya çağırılmak, kişinin hem kendisi, hem de toplumun ihtiyacı için elzem ve şeref olduğundan, katılımda gevşeklik göstermek, mâzeretleri ağır görmek, başlı başına bir cürüm hâlini alabilir.

Toplantıya gelirken, hele de izinsiz, yanında başka birini asla getirmemek icâb eder. Toplantıda dikkatsiz olmak, uyuklamak, telefon-bilgisayar gibi başka şeylerle meşgul olmak hiç de uygun olmayan vaziyetlerdir. Bütün dikkat, gündem maddelerinde, konuşulan ve karara bağlanan hususlarda olmalıdır.

Söz hakkı alanların, konuyu dağıtmaması, başka konulara geçmemesi ve söyleyeceklerini en özlü ve berrak bir anlatımla ortaya koyması, son sözü başkana bırakma saygısında olması gerekmektedir. Toplantının başkanı veya misafir(ler)i, en dış kapıda karşılanmalı ve yine oradan uğurlanmalıdır.

Gündem, katılımcılar, önceki uygulamalar, alınan kararlar, özetle değerlendirmeler rapor edilmeli ve birer nüsha/mail olarak toplantı üyelerine arz edilmelidir.

Belki birkaç düzen ve disiplin maddesinin daha ekleneceği böyle toplantılar, aranılan muvaffakiyetin açılmaz denilen kapılarını açan bir çilingir olacaktır.

Halit Yasir Özoğul'ın Yazısı.